Com s’organitza un saló

MAIG 2011

08-05-01Darrere dels salons de Fira de Barcelona està la tasca de moltíssims professionals per garantir el seu bon funcionament i èxit, donant vida als estands, contactant amb expositors, coordinant sales de conferències, acreditacions… Salons com Construmat o Automóvil mobilitzen al voltant de 6.000 persones, un exemple més que les fires, a més de ser instruments de promoció comercial i intercanvi de coneixement, contribueixen a generar ocupació i riquesa. Vol saber què es necessita per organitzar un saló? Destaquem els punts clau.

Primer pas: l’expositor

08-05-02Sense la presència de les empreses expositores no hi hauria salons. Per assegurar i promoure la seva participació, es posa en marxa l’equip de vendes de Fira. Segons el seu responsable, Roger Bou, “el nostre objectiu és rendibilitzar al màxim la inversió dels expositors, posant al seu abast no només l’espai, sinó tot el necessari perquè estiguin presents en trobades de referència, on poden presentar novetats, incentivar les seves vendes, contactar amb compradors, obrir-se a mercats internacionals –amb l’ajuda de les nostres 36 delegacions- i conèixer noves oportunitats de negoci”.

>> El 2010 es van realitzar més de 3.000 visites a empreses
>> Fira compta amb més de 100.000 registres a la seva base de dades

Del disseny de l’estand a l’últim detall

08-05-03A continuació, és necessari donar forma a l’espai contractat. Fira, a través de la seva divisió ServiFira, ofereix més de 300 productes i serveis: des del disseny i el muntatge d’estands a mobiliari i objectes de decoració, línies d’internet, viatges, hostesses, traductors, tanques publicitàries, etc. “Ens ocupem d’assessorar i preparar la participació dels expositors, reduint temps i costos”, afirma Ángel Celorrio, responsable de ServiFira. Alguns exemples:

>> 669 línies d’internet instal·lades en Mobile World Congress
>> Més de 70.000 m2 de stand modular construïts en 2010
>> Més de 150 hostesses en Construmat

Vestint un saló

08-05-04En els dies previs a la inauguració, s’inicia el treball sobre el terreny. Entren en escena muntadors, logístics, tècnics de telecomunicacions, electricistes, personal de neteja… Per a María Jesús Romeo, responsable del departament d’operacions de salons interns de Fira, “comença el procés de vestir una fira, fent realitat tot el que els expositors sol·liciten. I nosaltres som els encarregats de centralitzar i gestionar aquestes tasques abans, durant i després del saló”.

>> Personal de neteja i seguretat en el Saló de l’Automòbil: més de 100
>> El muntatge i desmuntatge de Construmat mobilitza prop de 4.500 persones
>> Més d’1.000 camions tràiler de càrrega i descàrrega en el Mobile World Congress

Oferta gastronòmica a mida

08-05-05La restauració és un element indispensable en qualsevol fira, no només per subsistir sinó també per fer negocis al voltant d’una taula o prenent una copa. En Fira hi ha més de 60 cafeteries i restaurants, entre els recintes de Montjuïc i Gran Via, en els quals “es poden degustar una àmplia varietat gastronòmica, des de menús de cuina mediterrània a plats asiàtics, vegetarians,… sempre prioritzant la qualitat i adaptant-nos a les necessitats d’expositors i visitants depenent del saló”, comenta Manel Bueno, director de vendes de Gastrofira, departament que gestiona els serveis de restauració de Fira i l’oferta de catering per estands i esdeveniments especials.

Al Saló de l’Automòbil s’han consumit en 9 dies
– Més de 175.000 entrepans
– 40.000 refrescs
– 18.000 gelats

Visitants i jornades de primer nivell

08-05-06I naturalment i imprescindible: els visitants. Des de l’equip de Vips & Buyers de Fira es treballa per “atraure professionals amb gran potencial de compra, contribuint així a generar negoci en els nostres salons”, indica Inés Arteaga, responsable d’aquest departament. També promou la presència d’experts i líders d’opinió sectorials a les conferències i jornades organitzades per tal que les fires, més enllà de la seva finalitat comercial, aportin coneixement i valor afegit.

MONTSE GARCÍA DUQUE